政策声明
bwin娱乐软件下载要求在特定的时间内保留不同类型的记录, 并指定了官方存储库和保管人进行维护. 这些记录必须按照本文件中概述的程序进行管理. 学院致力于有效的记录保存，以保存其历史, 符合法律标准, 优化空间利用, 并将记录保留成本降至最低.
本政策规定了管理这些记录的保留和处置的程序, 旨在确保学院:
- 符合法律标准;
- 妥善管理电子和物理存储空间的使用;
- 保存学院的历史;
- 处理过时的记录.
任何个人或单位不得直接负责所有学院记录. 因此，每一个管理学院档案的办公室或部门负责:
- 实施与本政策相一致的记录管理实践.
- 培训员工档案管理实践.
- 按照本政策的要求保存记录.
- 在适用的保存期结束时妥善处理非活跃记录.
- 保护记录防止误用、错位、损坏、破坏或盗窃.
- 监测本政策的遵守情况.
学院记录是学院的财产，而不是管理人员的, 教员, 或者是创造它们或委托给它们的雇员.
适用性
本政策适用于所有记录和文件, 包括在学院运作过程中产生的原始文件和副本. 它适用于以电子方式和微缩形式存储的记录以及纸质记录. 保存在官方资料库以外地方的档案副本或多份副本，必须按照书院档案保存时间表处理.
定义
记录: 记录是任何包含反映大学教育和商业交易的信息，无论其格式(纸张), 数字, 摄影, 录音, 等.). 典型的记录包括官方出版物, 财政数据, 传入/传出的通信，包括电子邮件, 会议纪要, 报告, 学生档案.
“档案记录”-未激活的原始记录, 不需要保留在它发出或收到的办公室, 并具有永久或历史价值.
“文件”或“记录”-在本政策中使用, 包括任何原始文件或复制创建, 收到了, 或由学院各部门维护, 分歧, 办公室, 与学院事务有关的雇员, 无论物理形式(硬拷贝或电子形式), 包括电子邮件). 电子文件将像纸质文件一样被保留. 根据本政策需要保留的电子邮件和/或其他电子文件应以其原始文件格式存储 .
“不活跃记录”—不再需要执行其创建目的的管理或操作功能的记录, 但必须为行政管理保留, 财政, 法律, 或历史用途，按照批准的记录保存时间表.为了行政、财政、法律或历史的目的而保留
“正式档案库”-发出记录或从外部收到原始记录的单位，被指定负责保存和及时销毁原始记录和文件，如学院记录保存时间表所示. 该职责由行政主任/教务长或其指定人员负责.
A:文件保留
bwin娱乐软件下载组织内的每个部门对文件的保存都有不同的要求. 所有办事处都严格遵守其管理机构在其特定领域的规章制度. I.e. 商务办公室遵循国税局和地方，州和联邦的指导方针. 奖助金支援服务遵循每一项所获奖助金的指示，等等. 每个部门都将被要求存档, 符合其所在地区文件保存所要求的特定标准的规章制度.学院将按照学院档案保留时间表保存文件.
B:灾害规划和准备
bwin娱乐软件下载的记录将以安全、可靠和可访问的方式存储. 对于在紧急情况下保持学院运作至关重要的文件和财务档案将定期复制和备份.
C:文件destruction
所有不包括敏感材料的纸质文件都将被丢弃回收. 所有包含敏感材料的纸质文件，例如.e. 社会安全号码，信用卡号码等. 在学院代表的监督下进行现场粉碎. 任何记录, 纸质或电子, 包含持卡人资料(CHD)的部分，必须在资料用于授权付款后立即销毁. 在把冠心病从记录中删除之后, 文件的其余部分必须按照学院档案保存时间表保存. 然后接收文档以验证文档是否被正确分解. 文件粉碎每年发生两次，并由学院设施主任监督.
D:诉讼未决
各部门和办公室必须确保他们 不 销毁大学记录，目前是, 或者可能是其中的一部分, 任何法律行动或程序, 诉讼, 审计, 调查, 或审查, 即使记录保留时间表或其他政策或程序表明记录符合销毁条件. 由法律总顾问确定属于“诉讼扣押”的文件应予以保存和保留，直至法律总顾问明确授权处理该文件.
E:行政经理/院长或指定人员的职责
行政经理/院长或其指定的学院部门或部门将负责以下工作:作为原始记录的“官方存储库”, 执行部门或部门对原始及复制文件的记录管理惯例, 确保记录管理实践与本政策相一致, 保存不活跃的有历史价值的记录，并将这些记录转存学院档案室, 在适用的保存期过后，销毁没有档案价值的不活跃记录.
F. 合规
员工未能遵守这一政策可能会导致对学院及其员工的民事和刑事制裁. 如果员工未能遵守这项政策，可能会受到纪律处分.
G:政策审查
本政策及记录保存时间表将每年检讨一次，以便根据技术发展作出任何必要的修订, 法律规定的更改, 或者行政实践的改变.